印刷範囲からはみ出したら「縮小」ではなく「ページ設定の変更」で自動調整！

 

Excelで作成した表や資料を印刷したり、PDFファイルとして出力する際、

「右側の列が隣のページにはみ出してしまった」
「数行だけ2ページ目に印刷されてしまった」

という経験はないでしょうか。

 

そして、この行や列の「はみ出し」を解消するために、縮小倍率を少しずつ変えてページに収まる数値を探していませんか？

 

この記事で紹介する「ページ設定の変更」は、縮小して調整する作業が不要になり、自動でイメージ通りの印刷範囲に収まります。

まず、表が想定外のページにはみ出して印刷されてしまうことを確認しましょう。

 

印刷したくない要素のあるExcelシートの印刷範囲を設定する方法は【Excel】印刷範囲を1枚に収める設定方法（改ページプレビュー編）をご覧ください。

 

①はみ出している部分を確認する

Excelファイルをそのまま印刷した場合、どこで切れるか破線で確認できます。

 

①【ページレイアウト】タブから［サイズ］のA4を選択します。

 

②［印刷の向き］を「横」に変更します。ここでは「横」にしていますが、表のレイアウトに合わせて選択してください。

 

③A4サイズの区切りが破線で表示されます。下図の赤枠が1ページの印刷範囲です。

このまま印刷すると、表が印刷範囲からはみ出してしまうことが分かります。

 

印刷のプレビュー画面です。

表の右端1列が、分割されて2ページ目に印刷される設定になっています。

 

表がどこではみ出すのか確認できたら、ページ設定を見ていきましょう。

 

②「ページ設定」で印刷範囲を自動調整する

Excelは「ページ設定」で、指定したページ数で表の大きさを自動調整できます。

 

①【ページレイアウト】タブから［ページ設定］を開きます。

 

②［次のページ数に合わせる］にチェックを入れ、横1ページ×縦1ページになっていることを確認します。

表の列が「横」、行が「縦」となります。

「ページ設定」は、［拡大縮小印刷］の［拡大/縮小 100％］が初期設定になっていますが、倍率を変更して印刷範囲を調整する方法はおすすめしません。

 

③表全体が1枚に収まるように自動調整されました。

 

複数の表も自動調整して1枚に収める

同じレイアウトの表を縦方向に3つ並べても、表3つが1枚に収まるよう自動で縮小されます。ここでは縦の情報が増えたため、横方向が縮小されました。

 

縦方向はページをまたいで印刷したい場合

表の縦方向はページをまたいで印刷したい場合は、［ページ設定］の「縦」を空欄にします。

横方向はページ内ぴったりに調整され、縦方向に複数ページにわたって印刷されます。

 

この設定なら、表のデータに増減があっても列（横幅）はページからはみ出ないので、長辺綴じ冊子の印刷でもきれいに仕上がります。

 

Excelデータは入力されている情報が欠落して印刷・表示されてしまうことがないように、印刷やPDF出力の前に必ずプレビュー画面でレイアウトを確認する習慣をつけましょう。

【Excel】印刷範囲を1枚に収める設定方法（改ページプレビュー編）

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