Wordを「別名保存」でPDF形式に書き出すと、手軽に入稿データとして使えます。

一番注意しなければいけないのが、カラー印刷ならカラーの原稿、モノクロ印刷ならグレースケールの原稿を入稿しなければいけないという点です。

 

グレースケールとは？

カラー印刷はシアン、マゼンタ、イエロー、ブラックの4色で表現されていますが、モノクロ印刷はブラック1色だけです。グレースケールの原稿は、K0～100%のグレーから黒の色合いだけで表現したデータということです。（薄すぎる色は印刷で見えにくくなるのでK10%以上を推奨します）

セピア色、オフホワイトなどの色はグレースケールではありません。文字、罫線、図形、画像など、黒と白以外の色を混ぜずに作成する必要があります。

 

文字や図形のカラー設定方法

たとえば文字に色をつけたい時、「ホーム」タブの「フォントの色」の右側の三角をクリックすると、10色のテーマカラーと、その濃淡のパターンが並んだパレットが出てきます。

 

「その他の色」をクリックして手動で色を設定することもできますが、パレットから色を選んだ方がデザインがスムーズです。

WordだけでなくPowerPointやExcelなど、microsoft officeのソフトは基本的に「テーマ」というカラーパレットから色を選ぶ仕様になっています。IllustratorやInDesignの「スウォッチ」のようなものです。

デフォルトでは、赤、青、緑、黄色などがまんべんなく使われたフルカラーの「テーマ」が設定されています。
グレースケールの原稿を作る際は、この「テーマ」を変更する必要があります。

 

テーマの変更方法

テーマの変更は「デザイン」タブで行います。「デザイン」タブの右側、「色」または「配色」の右側の矢印をクリックします。

 

すると、テーマを選べるようになります。様々なテーマがありますが、モノクロ印刷の場合は「グレースケール」一択です。「グレースケール」のテーマを設定しておけば、カラーパレットがグレーだけで統一され、Wordで図やグラフを作成する際も、グレースケールで統一されるので簡単です。

 

文字や図形の色を設定する際、グレースケールのパネルが表示されます。

 

テーマの変更はあとからでも可能

テーマは、あとから変更することも可能です。テーマの色に沿って図や文字の色を指定していた場合、テーマを変えると自動的に変換されます。

カラーのテーマから、グレースケールのテーマに変更するだけで、カラーでデザインされていたものがワンクリックでグレースケールになります。

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しかしテーマ以外のパレットから選択した色や、他のデータから貼り付けたオブジェクトなどは、うまく変換されません。

はじめからモノクロで印刷することが決まっている場合は、グレースケールのテーマを設定してから作成しましょう。

 

関連記事：Word原稿 カラーからグレースケールに変換　については下記よりご覧ください。

Word原稿をカラーからグレースケールに変換する