差し込み印刷とは？

 

Word文書の1ページ（1枚）ごとに、異なる宛先や会社名、住所などを連続して印刷したい場合、1件ずつデータを手入力するのは手間がかかります。

 

差し込み印刷なら、ExcelのデータをWord文書に読み込んで、指定した位置にデータを自動で挿入し、差し込み部分だけデータが異なる文書を作成できます。

 

本記事では、

 

1. Excelの宛名一覧をWordに読み込む
2. Word文書内に宛名を挿入する
3. 差し込みを確定する

 

といった差し込み印刷の基本操作を解説します。

 

①ExcelデータとWord文書を準備する

Wordで差し込み印刷を設定する前に、Excelのデータを準備します。

 

宛名データをExcelで作成し、1行目に項目名（「お名前」「会社名」「属性」など）、2行目以降に各送付先の情報を入力して保存します。

※1行目が項目、2行目以降はデータという最小限の表で解説しています。また、会社名はすべて架空のもので実在の会社とは関係ありません。

 

また、差し込み印刷をするWord文書を作成し、宛名を挿入するスペースを空けておきます。

 

②ExcelデータをWord文書に読み込む

Excelの宛名データをWordに読み込みます。

 

①【差し込み文書】タブから［宛先の選択］を選択します。

 

②プルダウンから「既存のリストを使用…」を選択します。

 

③【データファイルの選択】ダイアログボックスで、Wordに読み込むExcelファイルを選択し、OKをクリックします。

 

Word文書にExcelの宛名データが関連づけられました。

 

③Word文書にExcelデータを挿入する

①Word文書で宛名を表示させたい位置（宛名用に空けているスペース）にカーソルを合わせます。

特定の行に宛名を入れたい場合は、操作前にその行にカーソルを合わせておきます。

 

②［差し込みフィールドの挿入］をクリックします。

 

③プルダウンに、読み込んだExcelデータの1行目に入力されてる項目（「お名前」「会社名」「属性」）が表示されます。

 

④宛名用スペースに挿入したい項目を選択すると、カーソル位置にその項目が差し込まれます。

複数の項目（お名前、会社名、属性など）を挿入したい場合は、同じ手順を繰り返します。

 

⑤正しく挿入されているかプレビューで確認しましょう。

【差し込み文書】タブから［結果のプレビュー］をクリックします。

 

⑥差し込まれたExcelデータがWord文書に挿入、表示されていることが確認できます。

数字の横にある三角形アイコンをクリックすると、Excelデータの2行目、3行目以降のデータが順に確認できます。

 

 

Excelの宛名データがすべて正しく挿入されているか、この段階で目視確認しておくと、印刷後の手戻りを防げます。

 

④差し込み印刷する

プレビューを確認したら、印刷出力を行います。

 

①［完了と差し込み］をクリックします。

 

ここで、特定のエクセル行が差し込まれたドキュメントを、

 

• 新規に作成して編集する
• そのまま印刷する

 

どちらかを選択します。

 

まとめ

差し込み印刷は、Wordのデータ入力にかかる作業時間を大幅に短縮でき、入力ミスや形式の不揃いのような問題を防ぐことができます。

積極的に活用していきましょう。

 

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