研修テキストを1冊にまとめるか、講座ごとに分けるか。ページ数だけでは決められません。

受講者はいつ、どこで、どの講座を受けるのか。改訂するのは全体か、一部か。配布と回収はだれが受け持つのか。こうした運用から考えていくと、使いやすい形が見えてきます。

比べるのは、持ち運び・配布・更新・管理・印刷費の5つの面です。

1冊と分冊の判断早見表

条件	向いている形	理由
全員が全講座を続けて受講する	1冊	配布が一度で済み、全体を見通しやすい
受講する講座が人によって違う	分冊	必要な教材だけ渡せる
講座ごとに開催日が離れている	分冊	当日に使う冊子だけ持ってくればよい
内容の一部をよく改訂する	分冊	変わった講座だけ刷り直せる
講座をまたいで参照する	1冊	別の冊子を探さずに行き来できる
共通の知識と選択講座がある	併用	共通編1冊＋講座別の冊子に分けられる

まず「配り方」を決める

最初に考えたいのは、だれに、いつ、何を渡すかです。全員が同じ日程で全講座を受けるなら、1冊にまとめれば受付も配布も一度で済みます。

選択講座や途中参加があったり、欠席者に後日送ったりするなら、講座ごとに分けたほうが扱いやすいでしょう。

オンライン研修と対面研修を組み合わせる場合、まず決めておきたいのは紙で配る範囲です。全資料を印刷するのか、演習と書き込み用のページだけを冊子にするのか。それによって、向いている形も違ってくるはずです。研修資料の仕様の例は、研修やセミナーの資料印刷でも紹介しています。

1冊にまとめるメリットと注意点

全体像をつかみやすい

基礎から応用へ順に学ぶ研修では、1冊にまとまっていると流れを追いやすくなります。今どこにいて、次に何を学ぶのかが見えるからです。前の講座を振り返りながら演習するときも、冊子を持ち替える手間がありません。

配布と在庫の管理が楽

表紙も奥付も冊子の種類も1つなので、セット組みや配り間違いが起きにくくなります。名簿と照らし合わせて1冊ずつ手渡す、という運用にもぴったりです。

厚さと改訂の範囲に注意

ページが増えるほど重くなり、持ち運ぶにも、机の上で広げるにも扱いにくいもの。一つの講座を直しただけでも、冊子全体を刷り直すことになりかねません。

年度ごとの改訂や法改正が多い研修では、在庫の持ちすぎに気をつけたいところです。

講座ごとに分冊するメリットと注意点

必要な冊子だけ配れる

受講コースが人によって違うときは、必要な冊子だけを組み合わせて渡せます。当日に使う分だけ持ち運べばよいので、講師も受講者も身軽です。

変わった講座だけ改訂できる

制度の説明、製品の情報、演習問題など、更新の多い内容を別の冊子にしておくと、その冊子だけを差し替えられます。古い在庫を処分する範囲も、小さくて済むでしょう。

取り違えと欠品を防ぐ工夫

分冊にすると、表紙・製本・梱包の種類が増えます。取り違えを防ぐために、表紙と奥付に入れておきたいのは次の情報です。

• 講座番号と講座名
• 対象者
• 版
• 開催日

セットの中身も一覧にしておくと、配り間違いに気づきやすくなります。

色だけで見分ける方法は、モノクロでコピーしたときや、色の見え方が人によって違うときに通用しません。番号と名前も一緒に載せておけば、迷うことはないでしょう。

印刷費は、分け方と部数で変わる

分冊は表紙と製本の数が増える一方、講座ごとに必要な部数だけを刷れば、印刷する総ページ数や余る在庫を抑えられます。

比べるときは、総ページ数だけでなく、次の点も見ておきたいところです。

• 講座ごとの受講者数
• 表紙の数と製本方法
• 予備の部数
• 梱包と配送
• 改訂したときの刷り直し

資料印刷の価格の例は、研修資料・プレゼン資料の印刷価格3パターンをご覧ください。

ページ数と使い方に合う製本方法

中綴じ

向いているのは、ページの少ない講座別のテキストです。よく開き、薄くても扱いやすい冊子に仕上がります。

中綴じは、総ページ数を4の倍数で組むのが基本です。詳しくはテキスト・セミナー教材を中綴じ冊子で作る方法をご覧ください。

無線綴じ

ページ数の多い1冊型のテキストに向いていて、背表紙に講座名や年度を入れられます。のど（綴じ側）は開きにくいので、文字や記入欄を綴じ側へ寄せすぎないのがコツです。研修冊子の例は、きっちり無線綴じで作る研修資料で紹介しています。

中綴じ・無線綴じで対応できるページ数は、用紙の厚さや印刷の仕様によって変わります。先に上限を決めてしまわず、見積もりのときに確かめてください。

迷ったときは「共通編＋講座別」も

全員が使う方針・用語・基本操作は共通編にまとめ、演習や選択講座だけを分冊にする方法もあります。全体のつながりを保ちながら、受講者ごとの配布や一部の改訂にも応えられる形です。

共通編には講座の一覧と各冊子の参照先を載せ、講座別の冊子には共通編の該当ページを書いておく。こうしておけば、冊子をまたいで参照するときも迷いません。

分冊を管理しやすくする表記

• シリーズ名と研修名
• 講座番号と講座名
• 対象者またはコース名
• 発行日・改訂日・版番号
• 全何冊のうち何冊目か
• ファイル名と印刷部数

原稿のデータにも、同じ情報を入れておきます。ファイル名を「最終」「最新版」だけにするのは避けたいところです。日付と版番号で管理しておけば、古い原稿を入稿してしまうことも防げます。

発注前のチェックリスト

• 受講者ごとの講座と必要な冊子を確かめた
• 配布の日と場所、後日送付の有無を確かめた
• 更新の多さと、改訂する単位を決めた
• 1冊・分冊・併用で、総部数と総ページ数を比べた
• 製本方法とページ数、用紙の組み合わせを確かめた
• 講座番号、版、改訂日を表紙とデータに入れた
• 予備の部数と保管場所を決めた

まとめ

全員が同じ順序で学び、講座をまたいで参照する研修なら、1冊型が便利です。講座を選べる、開催日が分かれている、一部だけ改訂することが多い。こうした研修なら、分冊でしょう。

どちらとも決めにくいときは、共通編と講座別の冊子を組み合わせてみてはいかがでしょうか。

印刷費は、冊子1部あたりの価格だけでは比べられません。配らないページ、表紙と製本、在庫、改訂したときの刷り直しまで含めて考えてみてください。

 

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