Word文書で並べた項目に番号を振ろうとすると、手作業では手間がかかり、自動機能に任せると思いどおりに振られない。冊子の原稿データ作成で、地味に悩みの種になる作業です。

手動で番号を振るとどうなるか

下の画像の見出し項目を例に、手動で番号を振ってみます。

 

全角で番号を入力する

全角でひとつずつ番号を入力すると、「数字とピリオドの組み合わせ」を毎回変換する手間がかかります。

 

半角で番号を入力する

番号は半角で入力するほうが扱いやすいものの、後に続く全角文字との字間には注意が必要です。

 

さらに、オートコレクト機能が予期せず発動したり、しなかったりすることがあり、どこか落ち着きません。

 

オートコレクトは、上から順に書き進めていく分には便利に働きます。
ところが、項目の入れ替えや書き直しがあると、どこで効いてどこで効かないのかが分かりにくくなります。

 

そこでおすすめなのが、すべての項目を先に書き終えてから、まとめて自動で番号を振る、箇条書きにする方法です。オートコレクトの発動・不発動に振り回されることなく、段落番号をすっきり整理できます。

 

【自動】まとめて番号を振る

段落番号をまとめて振る操作はWordの標準機能で、ワンクリックで完了します。

まず、番号を付けたい項目を選択します。

 

①【ホーム】タブ→［段落番号］アイコンをクリックします。

 

②選択した項目に、自動で番号が振られました。

 

段落番号には、数字以外にもさまざまな種類が用意されています。

 

用途に合わせて、好みの書式を選べます。

 

【自動】記号を振って箇条書きにする

［箇条書き］を使えば、番号の代わりに記号を振ることもできます。

 

記号やアイコンを行頭に付けたい場合は、［箇条書き］から設定しましょう。

 

2桁の段落番号の位置を揃える

［段落番号］は項目の数だけ番号が連番で増えていきますが、2桁になると番号と文字の間が詰まり、不揃いで読みづらくなります。

 

これを解消するには以下のように設定を変更しましょう。

 

①【ホーム】タブ→［段落番号］アイコン→「新しい番号書式の定義」をクリックします

 

②【段落番号の書式設定】ダイアログボックスより［番号の配置］を確認します。デフォルトでは「左揃え」になっています。

 

③番号を「右揃え」に変更します。

番号だけが右揃えになり、1桁と2桁が混在しても番号と文章の間が揃って見やすくなりました。

 

まとめて番号を振っておけば、項目を入れ替えても番号が自動で振り直されるので、編集もぐっと楽になります。

 

オートコレクトで段落番号がうまく振れないときは、「まとめて書いて、まとめて振る」を試してみてください。

 

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